VỀ VỊ TRÍ CÔNG VIỆC
Đây là vị trí nhân viên văn phòng cấp thấp của AAT – người chịu trách nhiệm duy trì hoạt động hành chính và vận hành trong khi các đội ngũ kỹ thuật và thương mại tập trung vào việc phục vụ khách hàng. Trợ lý Vận hành và Hành chính sẽ đảm nhiệm việc điều phối nội bộ, lên lịch trình, xử lý chi phí, liên hệ với nhà cung cấp và quản lý văn phòng cho văn phòng tại Thành phố Hồ Chí Minh. Đây là một vai trò quan trọng trong một nhóm nhỏ: công việc của người này trực tiếp hỗ trợ mọi hoạt động khác. Vị trí này hoạt động dưới sự hướng dẫn của đội ngũ sáng lập, với lộ trình rõ ràng hướng tới các trách nhiệm tổng quát rộng hơn khi tổ chức phát triển.
NHỮNG GÌ BẠN SẼ LÀM
– Quản lý lịch trình nội bộ — các cuộc họp, điều phối chuyến đi, lịch làm việc của nhóm và hậu cần văn phòng.
– Quản lý các khoản phải trả và phải thu, báo cáo chi phí và xử lý hóa đơn nhà cung cấp.
– Duy trì hồ sơ nội bộ — hợp đồng, hồ sơ nhà cung cấp, tài liệu tuân thủ và cơ sở dữ liệu liên hệ của nhóm.
– Phối hợp với các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài, bao gồm công ty kế toán thuê ngoài và đối tác tuân thủ quy định nhân sự.
– Hỗ trợ công tác quản lý quy trình hội nhập cho thành viên mới nhóm — thủ tục giấy tờ, quyền truy cập hệ thống và điều phối thiết bị.
– Quản lý văn phòng phẩm, thiết bị và cơ sở vật chất cho văn phòng Thành phố Hồ Chí Minh.
– Hỗ trợ thực hiện các nghiên cứu đột xuất, chuẩn bị tài liệu và truyền thông nội bộ theo chỉ đạo của nhóm sáng lập.
NHỮNG GÌ CHÚNG TÔI ĐANG TÌM KIẾM
– Có từ 1 đến 3 năm kinh nghiệm trong vai trò hành chính, điều hành văn phòng hoặc điều phối.
– Kỹ năng tổ chức tốt và khả năng quản lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc mà không bỏ sót bất kỳ nhiệm vụ nào.
– Khả năng tiếng Anh viết và nói tốt — bạn sẽ thường xuyên liên lạc với văn phòng Sydney.
– Thành thạo Microsoft 365 và quen thuộc với các công cụ dựa trên nền tảng đám mây để quản lý tài liệu và lên lịch.
– Cần thận trọng khi xử lý thông tin nhạy cảm — dữ liệu lương, hợp đồng và hồ sơ nhân sự đều phải thông qua vị trí này.
– Thực sự quan tâm đến việc duy trì hoạt động trơn tru, chứ không chỉ đơn thuần là hoàn thành nhiệm vụ khi được yêu cầu.
Để ứng tuyển: careers@ausasiatechnologies.com — Tiêu đề: Đơn xin việc — Trợ lý Vận hành và Hành chính (P1)